Hvad søger du?

Vejle fik sat sine forsikringer i system. Ét system

Hvad vil vi forsikre selv? Hvad må forsikringerne koste? Og hvor skal vi sætte ind for at forebygge skader? Vejle Kommune arbejder systematisk med sine forsikringer, men manglede et system, der kunne understøtte styringen af dem i den kommunale virkelighed. Det fik de med KMD Opus Insurance - i et samarbejde med Comcare.
"Nu kan brugerne selv holde deres oplysninger ajour, og lige så vigtigt: De får styr på deres eget ansvarsområde."

Vejle fik sat sine forsikringer i system. Ét system

I Vejle Kommune er forsikringer ikke bare noget, man har. Som en del af kommunens forsikringspolitik bliver forsikringerne sendt i udbud hvert 4. år, og hidtil har udbudsfasen krævet et større benarbejde af kommunens fire centrale forsikringsmedarbejdere. Værktøjerne har primært været delte regneark, bilag og anden dokumentation. 

Kommunen er selvforsikrende på en række områder, og det skærpede interessen for et egentligt forsikringssystem. Både for at skabe transparens i alle de relevante oplysninger. Og for at skabe bedre sammenhæng i arbejdsgangene for de forsikringsansvarlige i kommunen, decentralt og centralt.

Løsningen fandt de i samarbejde med Comcare - en løsning, som siden er blevet et tilbud under KMD Opus.

Dokumentation giver viden til forbedring

For Vejle Kommune handler det frem for alt om at få styr på alle forsikringsdata, så de understøtter en professionel tilgang til området. Det forklarer Jacob Saxeskov, der er indkøbschef og øverste ansvarlige for forsikringerne i Vejle Kommune. Han ser flere muligheder med KMD Opus Insurance:

- Næste gang vi har udbud, kan vi trække data ét sted, fordi systemet samler al viden om både aktiver, skader og forsikringer. Samtidig kan vi dokumentere antallet og omfanget af skader, både til gavn for vores forebyggende indsatser og til brug i udbudsfasen. I sidste ende skulle det gerne give os en bedre risikostyring, mere præcis forebyggelse og ikke mindst: Bedre priser.

Transparensen giver også et sikkert udgangspunkt for at vurdere, hvad kommunen med fordel kan forsikre selv.

Decentrale brugere kan mere selv

Forsikringsmodulet giver decentral adgang, og det har brugerne taget godt imod. Brugergrænsefladen ligner kommunens e-handelsløsning og er så enkel, at det ikke kræver uddannelse at komme i gang.

- Nu kan brugerne selv holde deres oplysninger ajour, og lige så vigtigt: De får styr på deres eget ansvarsområde. Her kan de se, hvad de råder over - uden at skulle ringe til os, påpeger Jacob Saxeskov.

Den fælles platform binder også arbejdsgangene sammen, blandt andet ved udkontering af præmier til de decentrale enheder og i forbindelse med skadesanmeldelser. Aktuelt kan brugerne indberette skader på blandt andet bygninger og løsøre, mens ansvarssagerne følger senere i 2015.

- Systemet kan ikke træffe afgørelserne for os, men det giver os hurtigt et godt grundlag for det, mener Jacob Saxeskov.

Nyt overblik over arbejdsskader

Arbejdsskader er et af de områder, hvor kommunen er selvforsikrende, og derfor er det særlig interessant at have kontrol over egne data. Det sker i et nyt modul til arbejdsskader, som netop nu er i test:

- Her kan brugerne indtaste data decentralt, og takket være en integration til Arbejdsskadestyrelsen skal data kun indberettes ét sted, én gang. Samtidig har vi selv oplysningerne til rådighed for vores statistikker og økonomiske overblik, og det er vigtigt for styringen, forklarer indkøbschefen.

Værdifuldt i både proces og præmie

I Vejle er forsikringsløsningen en naturlig forlængelse af kommunens forsikringspolitik. Nu kan både centrale og decentrale medarbejdere bidrage til den samlede viden, trække på den og dermed skærpe styringen. 

- Vi får en mere sikker og effektiv drift. Vi får understøttet sammenhængen mellem centrale og decentrale medarbejdere. Og det sker i et samarbejde, hvor vi har mødt stor lydhørhed fra vores leverandør, slutter Jacob Saxeskov.

CC Insurance

  • Centrale og decentrale medarbejdere får fælles platform
  • Transparens og statistik understøtter udbud og selvforsikring
  • Alle får overblik, både centralt og afdelingsvis
  • Sagsbehandling af skadesanmeldelser kommer i system
  • Integration letter indberetning til Arbejdsskadestyrelsen

Løsningen er udviklet i samarbejde med Vejle og Viborg Kommune, hvor de første moduler er i drift. Modulet til arbejdsskader lanceres til sommer 2015.