HAR DU STYR PÅ DINE LEVERANDØRER?

Har du overblik over hvordan dine leverandører differentierer sig fra hinanden?

Der er mange vigtige parametre at tage højde for i arbejdet med kontraktstyring, men flere undersøgelser viser, at netop leverandørstyring er en overset disciplin.

Paradoksalt nok er det et vigtigt parameter, som ovenikøbet vil påvirke virksomhedens bundlinje, hvis man arbejder proaktivt med leverandørstyring.

Gennemgå disse punkter i din virksomhed og kom foran med leverandørstyring

1. Online arkivering
Helt basalt kan det dreje sig om at vide, hvor kontrakten reelt er henne? Er den i et skab eller er den online? I disse GDPR-tider er det vigtigt at have styr på processerne omkring overholdelse af persondataloven. Ved at have et online-arkiv ved du altid, hvor kontrakten er, og ikke mindst hvem der har adgang til den. Brugerrettigheder kan sættes fleksibelt op, så bestemte afdelinger fx kun har kigge-adgang, mens andre også kan administrere kontrakterne.

2. Flere kontrakter og priser
Næste spørgsmål vil være; laver du og dine kollegaer indkøb til de samme priser, eller har leverandøren også kontrakter med andre af jeres afdelinger?

Jo flere, der handler på samme kontrakt, jo bedre vil priserne også være. Der er altså mange penge at spare ved at samle dine indkøb på én kontrakt. En sidegevinst her vil også være, at jeres compliance vil stige, og det samme er gældende for jeres e-handelsprocent og e-handelsgrad.

HVORDAN UDVEKSLER I INFORMATION OM JERES LEVERANDØRER?

DEL JERES ERFARINGER, SÅ I LØBENDE KAN OPTIMERE SAMARBEJDET MED LEVERANDØREN.

3. Kommunikation

Hvordan udveksler I information om jeres leverandører? Det skaber stor værdi at dele de erfaringer, I har med leverandøren. Så får I afdækket spørgsmål som; overholder de deadlines? Mangler der tit varer? Overholder de jeres aftalte priser på varerne?

Ligeledes skal du gøre jeres leverandører opmærksomme på, at I arbejder professionelt og proaktivt med jeres leverandørstyring og har handleplaner for afholdelse af møder, løbende forbedringer og overholdelse af leverandørkrav. På den måde sikrer du, at leverandøren også forpligter sig til en høj kvalitet på leverancer.

4. Risikostyring af leverandørerne

Overblikket hjælper dig med at få lokaliseret de leverandører, der kræver mest overvågning og derfor flere ressourcer. På den anden side synliggør det også, hvilke leverandører og kontrakter, der er ren drift og blot vil være et fordyrende element, hvis du bruger mange ressourcer på dem.

Mangler man overblikket, mister man hurtigt disciplinen og følingen med kontrakterne og deres livscyklus.

Ved at arbejde systematisk, ensartet og strategisk med dine kontrakter og leverandører, forbedres processerne og ensartes efter virksomhedens retningslinjer.

Udpege jeres fx 5 vigtigste leverandører og segmentere dem efter parametre som:

POLITISK BEVÅGENHED

ØKONOMI

ANTAL KONTRAKTER

BRUGERE/ORDRER

YDELSENS KOMPLEKSITET

LEVERINGSSIKKERHED

5. Bod og risk management

Anvender du et dedikeret kontraktstyringssystem vil det ligeledes synliggøre, hvis leverandøren gentagende gange misligholder deadlines på leverancer, som kan vise sig at være kritiske for forretningen.

Hvis dine kontrakter indeholder forpligtelser omkring udbetaling af bod og erstatning ved misligholdelse, vil disse også blive synliggjort. Husk at bodsbestemmelser skal forfølges, som aftalt i kontrakten og du skal have afklaret hvornår og på hvilken baggrund, du vil afbryde et leverandørsamarbejde.

Med risk management kan du sikre organisationen den økonomiske håndsrækning, der kan blive behov for ved et evt. nedbrud eller leverandørsvigt.

Vil du vide mere?